Overzicht
Als Personal Assistant voor 2 senior Partners ben je de spil binnen een van de levendige praktijkgroepen en ondersteun je een team van advocaten. Je werkzaamheden zijn bijzonder divers. De belangrijkste zijn:
- Communicatie: jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt. Het visitekaartje dus. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega’s en met afdelingen als finance en marketing. Extern onderhoud je vooral professioneel contact met cliënten
- Complex agendabeheer: jij stelt de prioriteiten voor het team dat je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en je plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van stukken
- E-mail beheer: je screent binnenkomende e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor aan de advocaat
- Organiseren: je organiseert verschillende activiteiten zoals events, presentaties of diners met cliënten. Daarnaast regel jij de zakenreizen van de partner. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar en regelt ook meteen het visum als dat nodig is
- Bewaken van deadlines & termijnagenda: je bereidt processtukken voor en dient deze in bij de rechtbank of het gerechtshof. Je houdt hiervoor ook secuur de deadlines en termijnen in de gaten
- Administratief: je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de praktijk. Zoals het intern aanmelden van nieuwe zaken, het opstellen van engagement letters, het maken van PowerPoint presentaties en het voorbereiden van meetings
Een bekend internationaal advocatenkantoor. Dit vooruitstrevende kantoor biedt hoogwaardige juridische dienstverlening aan ondernemingen, financiële instellingen, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties. Je werkt samen met zo’n 370 bevlogen advocaten, notarissen, fiscalisten en support staff.
Zin in een uitdagende baan bij een groot internationaal bedrijf in Amsterdam dat echt wat teweeg brengt? Een spilfunctie waarbij jouw inbreng bij de zeer diverse werkzaamheden van groot belang is, maar waar ook ruimte is voor teamreisjes, sportevenementen en een borrel? Dan is dit misschien jouw baan. Wij zoeken een fulltime en ervaren (legal) Personal Assistant.
Voor deze afwisselende functie zoeken wij een enthousiaste aanpakker die actief meedenkt en ook onder tijdsdruk secuur werk aflevert. Je vindt het belangrijk jouw team zo goed mogelijk te ondersteunen en verleent moeiteloos uitstekende dienstverlening aan cliënten.
Je staat stevig in je schoenen, bent daadkrachtig, flexibel en een echte teamplayer. Daarnaast voel je goed aan hoe je met verschillende mensen om moet gaan en uiteraard ga je discreet om met vertrouwelijke informatie.
Verder beschik je over minimaal HBO werk- en denkniveau en minstens drie jaar relevante werkervaring binnen een professionele organisatie, bij voorkeur met een partnerstructuur en binnen de advocatuur. Maar we ontmoeten ook altijd graag enthousiaste, vlotte doorzetters zonder die specifieke ervaring. Vanwege het internationale karakter van onze organisatie is het belangrijk dat je naast Nederlands ook de Engelse taal zeer goed beheerst.
Het maken van een online assessment is onderdeel van de sollicitatieprocedure.
Vacature type:
Categorie: Customer Support / Client Care
Ervaring: Full-time