junior ambtelijk secretaris

Ben jij organisatorisch sterk en hou je ervan om dingen goed te regelen? Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je een vaste commissie van de Departementale Ondernemingsraad (DOR). Je zorgt dat vergaderingen soepel verlopen, acties worden opgevolgd en dat besluiten goed worden vastgelegd. In deze rol leer je van dichtbij hoe medezeggenschap werkt binnen de Rijksoverheid. Je werkt samen met ervaren collega’s en krijgt veel ruimte om te groeien in het vak van ambtelijk secretaris. Je leert hoe bestuurlijke processen lopen, hoe belangen samenkomen en hoe zorgvuldig werken bijdraagt aan een goed functionerende organisatie.

Wat ga je doen:

• Je stelt agenda’s op en verzorgt de verslaglegging van commissievergaderingen.
• Je organiseert en bereidt overleg en vergaderingen logistiek voor.
• Je bewaakt de voortgang van acties en dossiers aan de hand van actielijsten.
• Je stelt op globale aanwijzing conceptstukken en notities op.
• Je fungeert samen met collega’s als achtervang voor de ambtelijk secretaris van de DOR en voor de medewerker secretariaat van het BOM.
• Je biedt ad-hoc ondersteuning aan werkgroepen van de DOR (agenda’s, verslagen, organisatie).
• Je stemt werkzaamheden af met de voorzitter van de commissie, het dagelijks bestuur en collega-secretarissen.

Meer over Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BD/HDBV/DP&O/BOM)

Waar kom je terecht?

Je gaat aan de slag bij het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM), onafhankelijk ondergebracht bij de directie Personeel en Organisatie (DP&O) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het BOM ondersteunt verschillende ondernemingsraden binnen JenV en draagt bij aan een sterke, professionele medezeggenschap. Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je een vaste commissie van de DOR en werk je in nauwe afstemming met de voorzitter van de commissie, het dagelijks bestuur van de DOR en collega’s van het BOM. Je wordt inhoudelijk geïnstrueerd door de voorzitter van de commissie en legt verantwoording af aan het hoofd van het BOM.

De sfeer binnen het BOM en binnen het ambtelijk secretariaat van de DOR is collegiaal en gericht op samenwerking. Je krijgt de ruimte om te leren, initiatief te nemen en te groeien in je rol. De lijnen zijn kort, de dynamiek is groot en er is veel ruimte voor eigen inbreng.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

De ministeries van Justitie en Veiligheid (JenV) en Asiel en Migratie (AenM) worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. De aanstelling, werkplek en overige faciliteiten vallen onder JenV.

Het ministerie van AenM is verantwoordelijk voor beleid en uitvoering op het terrein van asiel (instroom, doorstroom, opvang, uitstroom en het vertrek), migratie, grenzen en nationaliteit. Ook is zij verantwoordelijk voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne.

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Naast je motivatiebrief en je CV, vragen we je om aanvullend drie selectievragen te beantwoorden middels de STARR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie). Deze vragen bespreken we tijdens het sollicitatiegesprek.

Competentievragen

1. Plannen en organiseren

Vertel over een periode waarin je meerdere taken of bijeenkomsten tegelijk moest organiseren. Hoe hield je overzicht, stelde je prioriteiten en zorgde je dat alles op tijd en goed werd afgerond?

2. Samenwerken

Beschrijf een situatie waarin je met verschillende collega’s of afdelingen moest samenwerken om een taak of project af te ronden. Wat deed jij om de samenwerking goed te laten verlopen en wat was het resultaat?

3. Organisatiesensitiviteit (omgevingsbewustzijn en integriteit)

Vertel over een situatie waarin je rekening moest houden met gevoeligheden of belangen binnen een organisatie. Hoe hield je daar rekening mee in je werk, en wat was het effect daarvan?